物业管理的前期策划工作

公司根据收集的工程案例和工作经验,及时进行整体策划工作，把前期介入的准备工作完善到细节，是很必要的工作程序。物业管理准备的前期策划工作是否做到位决定了入驻后能否顺利开展工作。

1目的

通过接管物业前的策划工作,为公司顺利接管物业及接管后为业主提供优质服务创造条件。

2范围

适用于公司待接管的各类物业。

3 职责

3.1 总经理指定专人具体负责物业管理策划阶段的组织工作,确保物业管理策划阶段各项资源的及时提供。

3.2 品质管理组负责在前期介入阶段从物业管理运作的角度,对物业的环境布局、功能规划、楼宇设计、材料选用、设备选型、配套设施、管线布置、施工质量、竣工验收等多方面向发展商提供有益的建设性意见,并做好记录。

3.3 品质管理组负责针对待接管物业特点制订物业管理方案。

3.4 总经理办公室负责协调前期介入人员的配备和新组建管理处人员编制的确定与配置工作。

4 方法和过程控制

4.1 物业管理策划/准备工作包括物业管理的前期介入、制订物业管理方案、组建新项目物业管理处三个基本环节。

4.2 前期介入

4.2.1前期介入的作用

A. 完善物业的使用功能--向地产公司在新开发项目的规划设计阶段就户型设计、供电供水、污水处理、通讯网络、道路、绿化、管线走向、服务配套设施及平面布局等方面提出建设性意见。

B. 改进、完善物业的具体设计--公司根据收集的工程案例和工作经验,从日后管理的角度及时向设计单位提出意见,避免出现设计缺陷。

C. 便于日后对物业的管理--由于早期介入物业的规划、设计、管线敷设和设备安装,熟悉现场情况,为日后物业的管理、维修保养带来便利。

4.2.2前期介入的方式--按照项目开发周期分为早期介入、中期介入、后期介入三个阶段。

A. 早期介入:从进驻项目现场到主体动工之间的介入活动。工作内容包括:

a. 拆迁、搬迁现场临时建筑物。

b. 现场环境卫生、安全保卫、办公及生活设备的维护、饮食等管理工作。

c. 提供项目营销活动的后勤保障。

d. 项目样板房、销售厅、项目部等代管物资的验收、保管、发放、调拨、跟踪等管理工作。

e. 审阅设计图纸,提出有关楼宇结构布局和功能方面的改良建议。

B. 中期介入:主体动工到入伙前六个月之间的介入活动。工作内容包括:

a. 专业技术人员参与了解委托项目各类机电设施设备配置或容量、设施设备的安装调试、各类管线的分布走向、隐蔽工程、房屋结构等,指出设计中缺陷、遗漏的工程项目。

b. 加强常见工程质量通病及隐蔽工程等特殊过程的监控,发现问题及时解决。

c. 从业主使用功能角度,向发展商建议完善相关设施,修正缺陷,包括各类开关、空调位(孔)、插座、排水、预留电源、排烟道、门的开启方向等。

d. 根据《物业移交验收标准和要求》,从物业管理功能出发,对未达到标准的设备房、配套设施、管理用水电预留接口等需要完善的问题,及时向发展商建议完善、修正。

C. 后期介入:入伙前六个月到管理处成立之前的介入活动。工作内容包括:

a. 各类管理用房和商业用房的确定及装修标准。

b. 完善闭路监控系统、停车场设施、背景音乐、泛光照明、信箱、康体休闲文化设施、园林绿化等公用设施。

c. 分批分期收集工程、配套设施设备资料,如收集整理竣工图、验收资料、设备使用说明书、保修卡及设备原理图等。

d. 充分了解掌握房屋及配套设施状况,做好物业接管验收的各项准备工作。

e. 了解地产销售承诺,如水、电、煤气等配套设施及附属服务设施的情况,核实兑现状况,发现问题及时设计替代方案。

4.2.3专业技术人员将前期介入工作情况记录在《XX前期介入情况周记表》(1-8)上,作为重要资料保存。

4.3物业管理方案的制订

4.3.1品质管理部负责根据物业规模大小成立调查小组,制定调查方案,对物业进行调查。调查内容包括:

A. 物业当地人文环境、周边治安状况、周边供方环境、周边物业管理水平及收费标准、当地政策环境等。

B. 物业设备状况、配套设施情况、办公用房配备等。

C. 在地产销售前期实施顾客需求调查如服务项目需求、服务水平及消费水平等。

4.3.2品质管理部负责在入伙前六个月,完成物业管理方案的编制,内容包括:

A. 分析物业本身及周边环境,从物业的特色和不足中寻找完善物业管理服务的切入点。

B. 新建项目的整体情况介绍,包括:位置、占地面积、建筑面积、绿化面积、交房时间、户型、总户数、车位数量、公用设施配套、机电设施设备等。

C. 分析业主需求,针对业主群体特征、个性特征等,提供创新服务。

D. 详细介绍新小区管理的整体构思和管理策划思路,包括管理模式、管理承诺、管理重点、管理措施、管理目标。

E. 待接管项目的管理架构图、各管理部门职能、各岗位人员配置及其岗位职责。

F. 确定、提供服务所需的基础设施,包括:

a. 清洁及绿化设备和工具,如洗地机、吸尘器、剪草机、喷雾器等。

b. 安全设备,如对讲机、手电筒、电警棍等。

c. 设备维护所必要的检验、维护设备和工具,如万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。

d. 会所服务需要设备,如饮水机、制冰机、空调、电视机、音响等。

e. 配套办公场地及办公设施设备,如电脑、打印机、传真机、复印机等。

f. 员工后勤设施设备及服务配置,如员工宿舍、食堂、热水器、消毒柜等。

4.3.3品质管理部负责形成《物业管理方案报告书》。

4.4 组建物业管理处

4.4.1办公室负责根据物业管理方案,确定新建管理处人员编制。

4.4.2办公室负责编制新建管理处人员招聘计划、培训计划。

4.4.3入伙前三个月经总经理办公会确定新建管理处经理人选,并由人事行政管理部下发管理处成立的任命。

5 支持性文件

《物业移交验收标准和要求》

6 质量记录和表格

《X前期介入情况周记表N01》

《X前期介入情况周记表N02》

《X前期介入情况周记表N03》

《X前期介入情况周记表N04》

《X前期介入情况周记表N05》

《X前期介入情况周记表N06》

《X前期介入情况周记表N07》

《X前期介入情况周记表N08